浅谈印刷企业管理软件的应用

　　【印联传媒内容摘要】快印行业的企业家们，告诉你们一个印刷企业管理软件的应用。

　　1、正确认识管理软件

　　管好"钱"和"人"是连锁店管理的最高境界，只要把这两个问题解决了，其他问题就会迎刃而解。如何才能做到既管好人又管好钱呢?管理软件在图文连锁店所起到的辅助作用不可小觑。

　　为什么我一直说的都是管理软件而不是大家通常认为的ERP?因为我认为目前市面上所有适用于图文行业的管理软件离ERP还有相当远的距离，我们先说一下什么是ERP。

　　ERP是EnterpriseResourcePlanning(企业资源计划)的简称。

　　"企业"，在百度百科中是这样定义的：在商品经济范畴，作为组织单元的多种模式之一，按照一定的组织规律，有机构成的经济实体，一般以赢利为目的，以实现投资人、客户、员工、社会大众的利益最大化为使命，通过提供产品或服务换取收入。它是社会发展的产物，因社会分工的发展而成长壮大。ERP中的企业，专指职能完善、规模较大、结构比较复杂的组织，只有这样的企业才能发挥ERP的效能。

　　"资源"，ERP中的资源不是指自然资源，而是指企业可以运作的所有对象，如员工、客户、供货商、机器设备、耗材、现金、应收款、企业文化、生产流程等。

　　"计划"，在百度百科中的定义是：在管理学中，计划具有两重含义，其一是计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径;其二是计划形式，是指用文字和指标等形式所表述的组织以及组织内不同部门和不同成员，在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。

　　ERP中的计划有着特别的含义，它是围绕企业各类有限的资源进行的。ERP绝不是输入单据、查询统计报表那么简单，它是一个项目工程，计划是它的核心所在。而计划恰恰是我们图文行业目前所缺少的，但我们可以通过了解ERP的实施过程来寻求适合自己的管理软件。

　　曾经有幸拜读了用友的田俊国写的关于ERP项目管理的一本书，其中说到ERP是一把手工程，其实我们使用的管理软件何尝不是一把手工程?景印在使用管理软件的过程中，几乎所有的过程全部是我亲力亲为，所以也因此有了不少的心得。

　　2、选择合适的管理软件

　　既然是开连锁店，那么总部的意义就显得非同寻常，总部必须要随时的充分了解各个店的资源状况，实时掌握各个门店的数据，各个店分别做了多少活、收了多少钱、欠了多少钱、花了多少钱，所有的店做了多少、收了多少、花了多少，设备状态、库存情况都应该有实时的数据汇总，老板不管身在何处，只要进入总部的管理系统，对各个部门、各个门店正在发生和已经发生的事情一目了然，我想这是每位老板都需要的，所以在选择软件的时候，这个功能应该是首要条件。

　　对使用者来说，功能清晰是最主要的，这就要求软件在职位的设计上力求完善，图文公司的职位不外乎前台、生产、主管、销售、店长、库房、财务、行政、人力资源，各个不同的职位必须在软件上有相对应的功能，这样才能严格地控制权限，真正做到各司其职。

　　使用简单，我一直信奉最好的管理就是最简单的管理，使用太复杂的管理软件不适合生产型服务业的图文店。图文店还有一个名称叫快印店，既然叫"快"，那么不仅要求生产快，在生产流程的管理上也要快，要快起来就必须要简单，管理软件使用太复杂会给生产员工带来极大的不便。虽然说管理出效益，但带来效益的一定是一线员工，所以在选择软件的时候不仅要考虑管理方便，也要让一线员工用起来方便简单。

　　我认为一个好的管理软件应该是包含生产、财务、办公的一体化软件，而财务和办公恰恰是图文行业在选择软件时最容易忽视的问题。没有严格的营收、成本及利润管理控制会影响连锁运营、扩张的决策，公司的决策指令不能及时下达到各个店，也会影响店长及员工的工作进度。但如果一个公司在管理中要使用三套软件来进行管理，势必会给管理人员带来诸多不便，这样的情况在图文店里很常见。有很多图文公司，特别是连锁店，不仅有用于生产开单的收费软件，还有专业的财务软件和OA管理软件，其实我们完全可以选择一个集三者为一身的软件来做好管理。

　　客户资源共享也是选择软件时必须要考虑的，只有客户资源共享了才能真正做到客户跨店消费，连锁经营客户资源共享是必须的，也只有做到共享才能真正实现连锁。

　　3、合理运用管理软件

　　在管理软件的运用上基础数据的录入也是一项很重要的工作，数据的准确性决定了软件使用的好坏。

　　在使用管理软件时，我觉得还有一点是很忌讳的，就是要求软件公司根据员工的一些习惯进行修改，本身有些习惯就是和科学管理背道而驰的，虽然开发人员会因为一些利益关系进行修改，但这样会违背管理软件设计的初衷，景印在使用时从来没有要求软件公司做无谓的修改，而是要求我们的员工改变，因为使用管理软件的目的就是为了改变不良习惯。

　　使用管理软件一定会给连锁店带来管理上的变革，在使用连锁版软件以前，由于不能及时地了解各种数据，在管理上有鞭长莫及的感觉，使用后这样的感觉将不复存在。但这样的变革也会给害怕变革的人造成心理上的压力，这样的压力会使他抵制软件的运用，这也就是为什么说管理软件的运用是一把手工程，这个时候老板的决策就显得非常重要。管理信息化很重要，特别是连锁店管理的信息化是图文行业发展过程的必经之路。

　　在这篇文章初审时，编辑问我用的是什么管理软件，可否告知，思量再三，还是不说为妙，因为我当初同意写专栏的目的是想反思、总结自己从业十几年的过程，尽管我们现在很享受管理软件带来的便利，但不想有帮软件公司做广告之嫌，此文也无推荐之意。