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【印联传媒网讯】为行业快速前进、稳步成熟发展而感到高兴，也庆幸我们作为独立软件开发商4年前的战略选择是正确的。我们在销售、实施过程中与各种规模的企业都有所交流，深有体会。故尝试对管理软件的“价值认识”、“选型策略”和“实施方法”3个方面进行总结，做抛砖引玉之拙作。
管理软件的价值认识
我们无法想像没有前端系统的银行如何办理业务，无法想像没有计费系统的通讯公司如何结算话费，更无法想像没有信息化系统作为支撑，苏宁、国美等大型连锁企业该如何运营。
管理信息化在数码印刷行业实施时间较短，企业经营者往往对管理软件的价值认识未必充分，也不够成熟。甚至简单地认为管理软件只是电脑算账打单。以此片面的观点去理解，对于软件选型、软件实施是不利的。
印特认为企业管理软件至少存在4个方面的价值，即“精效化运算”、“数量化稽核”、“规范化经营”、“科学化决策”。
毋容置疑，软件计算是“精准的、高效的”，但推行软件管理时往往会听到一种与此矛盾的声音：“手工开单比软件操作更快，软件操作是麻烦的”，此种情况普遍发生在前台、印前等岗位。如果员工只考虑本职工作，不顾及任何后续的查询、统计、分析决策，那自然是刀耕火种的方式要快一些。若从企业经营的多岗位、全流程角度来综合考虑，就不会再误认为软件是“误事”的。
企业经营是需要数据支持的，没有数据支持的粗放经营也可能是盈利的，但容易有随波逐流的感觉。若有管理软件的运作支持，企业经营、生产执行过程中产生的数据将实时记录并随时可被统计，大量的数据可以帮你了解企业为何盈利、盈利的项目和客户属性，为企业经营方式的调整和发展扩张提供有力的数据支持。
管理软件有助于推行企业的规范化经营。何为规范化经营?就是公司发展战略要符合科学发展观、有目标、有步骤、有检验，公司经营方法要有制度、有执行、有考核。
数码快印行业兴起于新世纪之初，处于国家高速发展的上升阶段，城市化进程大举推进并由此带来了大量的基础建设需求、繁荣发展的第三产业，这些都大大地推进了快印、图文、数码印刷市场的发展。市场需求火爆时，很多人都可以轻易赚到钱;一旦经济发展速度放缓，考验的是企业经营者的运营能力;退潮的时候，就知道谁是真正的裸泳者。在竞争加剧，成本上升的今天，如果您的企业计划持续经营，或继续扩张，或欲提高企业自身行业竞争能力，就必须考虑进行规范化管理。规范化管理需要落实成制度，软件恰恰就是一个帮助执行制度的得力工具。
企业经营需要科学的决策。您清楚消费金额排名前10位的客户吗?掌握利润贡献排名前10位的客户吗?如果做促销，最应该针对哪个客户群体?设计怎样的价格与服务组合才最给力?软件数据、分析功能可以帮助经营者做出真正意义上的“决策”。
当然，也不可以神化软件的价值。比如想要开拓新型业务可能需要个性化平台工具，但仅有个性化软件系统并不能直接解决增加盈利的问题。管理软件作为一个具有效率和数字化特征的支撑工具，反映了您的管理思想并帮助您执行管理制度。正确、全面的认识软件价值有助于您从长远考虑去应用软件，提高效率并积累出宝贵的数字资产，也可以更好地理解“购买软件是投资，而非消费”的观点。
管理软件的选型策略
目前市场上可选择的管理软件较多，加之有条件的企业可以考虑自主研发，面对众多可能又该如何做出正确的选择呢?
有很多知名企业早就开始了自主研发，一则是早在5年前可选的成型产品非常之少，二则是初期的可观利润让这些优秀企业可以“不差钱”。事实上，自主研发或定制研发要核算的不只是一次性研发的成本，还必须考虑后续更新维护的频率、费用。从其他行业的信息化发展历程来看，时至今日，数码印刷企业应优先考虑选用成型产品，对于极其特殊的个性化需求可以考虑在成型产品基础上进行定制开发，这样的方式，总体拥有成本最低。
选择成型产品又该思量哪些方面呢?印特一直提倡并努力践行着一句口号：“产品好用，用好产品”，这句话正好可以作为检验成型产品及其供应商的策略。
何谓“产品好用”?
行业管理软件的诞生通常有两种方式：一种是从优秀的业内先行企业衍生的，带着强烈的企业印记，一般都有实用的功能，品质优秀;另一种则出自专业软件公司之手，不代表任何具体的企业，具有极强的灵活性和扩展性。
如果您的管理理念、经营思路、公司规模与那些优秀的先行企业是一致的，而且将来很长一段时间都将一致，诞生于企业的软件对您而言肯定是“好用”。但是企业经营往往具有其独特性和不确定性的，因而对于很多公司而言，具有灵活性和扩展性的管理软件则是更为妥贴的选择。
好用的产品是支持“需求层次”和“组合演进”的。印特认为数码印刷企业信息化管理需求可分为三个层次。第一层次是“基础业务”管理需求，也就是“管单、管钱、管客户”的基本需求;第二层次是“生产组织”管理需求，管理“生产流程、员工绩效、耗材用料”等生产方面的需求;第三层次是“全面管理”，需要对供应商、客户关系、促销营销、协同办公等进行全面经营管理。好用的产品拥有良好规划的产品线，高端产品拥有全面管理能力，入门产品拥有基础的功能需求。您可以以最低成本从入门型号用起，拾级而上，逐步深化。
好用的产品应该提供完备的安全保障。产品设计之初必须确保企业数据的独立性、安全性，不与外网进行数据交换。产品使用时应该提供细致入微的权限管理功能，保证员工只看到自己负责的数据，并有完整的商业机密信息保护机制。产品维护时必须有自动备份及双备份机制保障业务数据的安全。
还有一个大家可能经常面对的情况是选择所谓“B/S(浏览器/服务器)”还是“C/S(客户端/服务器)”的技术架构，两种方式各有利弊。据我观察，联通和移动营业厅的业务系统是B/S的，银行的系统是C/S的，笔者常去移动营业厅办理业务，营业员的办理速度不快，相信部分读者也会深有体会，其中大部分时间就是在等待业务系统的网页显示，因此，推荐您首选C/S架构的。
何谓“用好产品”?
管理软件是个工具，但再好的工具，如果没有被用好，仍是一无是处。但管理软件又不同于普通的应用工具，上手会更慢(当然，如果只有简单的功能或只进行简单使用的情况除外)，需要软件供应商提供成体系的支持服务才能帮助企业发挥出管理软件应有的使用价值。
选择软件供应商时，您必须考察他们是否具备“售前咨询”、“售中实施”、“售后支持”、“定制开发”完整的服务体系，其中售中实施最为重要，我会在“实施方法”一节专门讨论。
您所选择的软件供应商应该是“慷慨”的，不与您斤斤计较一些小改进升级的费用。行业目前尚在积极地进化发展中，又哪来可以一成不变的管理软件呢?所以，这个行业的管理软件开发商现阶段必须保持较高的升级改进频率，要做行业信息化的推动者，必须有花大人力、大物力提升行业管理软件成熟度的准备、决心和气概。
同样是因为行业尚在积极进化中，一款在全国范围内都有运行的产品会有助于您了解、吸纳来自全国各地的经营理念和方法。软件产品在全国区域有较大的覆盖，各种不同规模、经营方式的企业都有案例的供应商，一定是可以在产品升级和售后支持的过程中给您带来更多的发展建议，更好地帮助您“用好”产品。
管理软件的实施方法
管理软件实施即如何在您的企业启用管理软件，是至关重要的环节。若以成败论英雄，实施的效果就决定了您软件投资的最终成败。
在IT行业有个共识：管理软件实施是一把手工程。未经决策者主持的实施应用，是得不到预期效果的。所以，决策者拍板买下来软件，交给某部门主管甚至是网络主管去负责实施的做法是不足的，是存在隐患的。
印特总结了“五步实施”工作方法，包括“制度设计”、“数据准备”、“操作练习”、“启用准备”与“正式启用”。其中“制度设计”时明确实施目标，在“正式启用”后需要对应用效果进行评估。
首先需定义管理目标或者说明确管理需求，没有预定的目标，管理无从谈起。考察管理需求须以决策者为先导，全面组织各岗位的主管、员工深入讨论现有流程和惯例，结合软件实施工程师反馈的软件运行特征，设计出符合企业实际情况的运作制度，这一过程用专业的说法叫“业务流程重组(BPR)”。
做BRP时容易出现一种问题，就是出现“大而全”的管理需求，甚至每一项需求都是那么的迫切，最好一夜之间全部上线，省略任何一项都那么令人遗憾。
实施之初，企业对所选型产品的熟悉度比较低，同时从传统的手工作业向电子作业转换会有习惯上的冲突。根据我们的经验，我们建议当出现“大而全”的管理需求时，根据印特“需求层次理论”做阶段实施分解，将整个实施过程分解为3个阶段，先做好基础管理，再扩充生产管理，最后落实全面管理。
业务流程重组产生的结论是必须落实成《信息化管理制度》的，若做多阶段实施，就产生多个阶段性的《信息化管理制度》。编写制度并遵照执行，有时可能觉得难以接受和理解。要么觉得公司不大，没有必要，要么觉得涉及的东西太多了，将来也会继续变化，等等再做吧。但是罗马不是一天建成的，企业独有的规范经营制度是在日积月累式的自我完善中积累出来的，决不是一蹴而就的。另外，也不要因为暂时无法得到完美的制度，就放弃制定现行制度。
整个实施过程都需要企业决策者的全力投入，而软件开发商也需要委派专门的、富有经验的专属客服全程一对一指导。一般整个过程会持续多个月，在这段时间里，企业经营者需要坚定自己的想法，坚决与员工中普遍容易存在的“局部思维”划清界限并努力引导员工从公司全局经营的角度思考，严格遵照制度执行。
